Het ticketsysteem is een systeem dat ik heb ontwikkeld voor Let’s build IT.nl. Met dit systeem blijven taken binnen het bedrijf overzichtelijk. Ook is het voor medewerkers van Let’s build IT.nl mogelijk om bijvoorbeeld de historie van tickets of contactpunten in te zien. Voor de klanten van Let’s build IT.nl heeft het ook een groot voordeel, emailtjes kunnen direct verstuurd worden naar het systeem en een medewerker kan het direct oppakken in plaats dat het moet wachten in de mailbox van een collega die het al druk heeft. Het werk wordt dus gelijkmatiger verdeeld.

Pagina overzicht (klik voor uitvergroting)

Omdat het “oude” systeem niet goed werd gebruikt heb ik de taak gekregen een nieuw ticketsysteem te maken. Hiermee heb ik een lijstje gemaakt met de belangrijkste functionaliteiten.

1. Historie van tickets/opdrachten/klantcontact van een klant kunnen inzien.
2. Welke medewerker er bezig is geweest met een ticket/opdracht of contact heeft opgenomen met de klant.
3. Overzicht genereren over openstaande tickets/opdrachten/vragen van klanten.

Voordat ik tot deze 3 belangrijke functionaliteiten kwam heb ik eerst de processen overzichtelijk gemaakt.

Dashboard

Zoals hieronder te zien is, is de startpagina de pagina die alle belangrijke functies heeft. Je kan een ticket aanmaken, een klant zoeken op naam of domeinnaam, je laatst behandelde ticket bekijken en een overzicht van het aantal tickets dat nog open staan. Omdat iedere medewerker andere prioriteiten heeft kan iedereen zijn eigen pagina indelen. De blokken zijn verplaatsbaar en kunnen van kleur veranderd worden. Zo kan iedereen z’n eigen pagina indelen!
Hieronder in de slider staan verschillende screenshots die deze functionaliteiten op de startpagina weergeven!

Tickets

Tickets kunnen door medewerkers worden aangemaakt maar kunnen ook gemaild worden naar een speciaal e-mailadres. Alle e-mailtjes die daar naartoe worden gestuurd komen automatisch in het ticketsysteem. Afhankelijk of er gegevens zijn van de afzender worden deze direct onder de juiste klant gehangen. Zo niet worden ze afgevangen in een mailbox en zijn ze met enkele muisklikken onder de juiste klant te plaatsen. Vanuit een de ticket-view is het mogelijk direct de volledige klant of domein gegevens in te zien. Omdat er verschillende specialiteiten zijn kan het voorkomen dat verschillende medewerkers met de ticket in aanraking komen. Dit wordt allemaal bijgehouden in een logboek dat is te zien in de ticket-view. Elke kleur staat voor een andere functie. Wit/grijs is voor binnenkomende berichten, blauw is voor een interne actie, geel is voor een interne notitie en groen is voor uitgaande e-mail. Hieronder in de slider zijn de functionaliteiten van een ticket te bekijken.

Het ticketsysteem is nog veel uitgebreider dan ik hierboven heb beschreven, dit systeem is volledig opmaat gemaakt voor Let’s build IT.nl en kan helaas niet worden gebruikt/gekocht voor eigen gebruik. Voor uw eigen opmaat gemaakte systeem verwijs ik u graag door naar Let’s build IT.nl zelf!